Bij Van Slooten verliep het opstellen en versturen van offertes nog grotendeels handmatig. Offertes werden stuk voor stuk ingevoerd, opgeslagen, gemaild en handmatig ondertekend. De bestaande offertetool bood te weinig mogelijkheden en was niet schaalbaar voor de groei van het bedrijf. Tijdrovend, foutgevoelig en allesbehalve efficiënt. Samen met Treesign ontwikkelde Van Slooten een slimme, volledig geautomatiseerde offertetool die klaar is voor de toekomst.
Van Slooten werkt dagelijks met een groot aantal offertes. De oude werkwijze vereiste veel handmatig werk en bood weinig overzicht. Elke offerte werd weliswaar aangemaakt via de bestaande tool, maar moest daarna nog handmatig worden ondertekend. Klanten konden de offerte niet online bekijken of ondertekenen; ze moesten het document downloaden, printen, ondertekenen en weer terugsturen. Dit leidde niet alleen tot vertraging, maar ook tot onduidelijkheid in de opvolging.
De behoefte was helder: één centrale online oplossing waarmee offertes snel kunnen worden aangemaakt, automatisch worden verzonden en digitaal ondertekend. Dit in combinatie met duidelijk dashboard voor beheer en opvolging.
Samen met Van Slooten analyseerden we het bestaande proces en vertaalden we hun wensen naar een maatwerk offerte tool binnen hun WordPress-omgeving. Alles gericht op gebruiksgemak, veiligheid, snelheid en schaalbaarheid.
We ontwikkelden een intuïtieve offertetool die volledig aansluit op de interne werkwijze. Leads worden binnengehaald via de website of handmatig aangemaakt. Medewerkers zetten deze eenvoudig om naar een offerte en selecteren de producten via een slim formulier. De tool genereert automatisch een nette, huisstijl-kloppende PDF die direct naar de klant kan worden verstuurd.
De klant ontvangt de offerte per mail en kan deze direct online bekijken en ondertekenen. Geen printer of scanner meer nodig en de offerte wordt gelijk verwerkt door het systeem. We hebben hiervoor goed gekeken naar de veiligheid en gebruiksvriendelijkheid voor de klant.
Via een overzichtelijk dashboard kunnen de medewerkers in één oogopslag zien welke offertes er openstaan, bekeken of ondertekend zijn. Daarnaast kunnen ze deze ook gemakkelijk filteren. Zo houden ze grip op de voortgang, zonder losse Excel-lijstjes of inbox-zoektochten.
De offertetool is volledig afgestemd op de werkwijze van Van Slooten. Van het toevoegen van nieuwe producten tot het beheren van offertes en opvolging. Alles is gemakkelijk in WordPress aan te passen. Medewerkers kunnen eenvoudig zelf formulieren, sjablonen en voorwaarden beheren, zonder afhankelijk te zijn van externe ontwikkelaars.
Nieuwe leads die via de website binnenkomen, worden automatisch gekoppeld aan de offerteomgeving. Zo hoeft er geen data meer handmatig te worden overgenomen. Ook productgegevens worden rechtstreeks vanuit de website gekoppeld, zodat offertes altijd up-to-date zijn en de kans op fouten minimaal is. Alles werkt naadloos samen binnen één systeem.
De tool is gebouwd met toekomstige groei in gedachten. Of het nu gaat om meer medewerkers, nieuwe diensten of aanvullende workflows – de structuur is flexibel op te zetten én eenvoudig uit te breiden. Dankzij het modulaire karakter van de tool kan Van Slooten snel inspelen op veranderingen, zonder telkens te moeten investeren in nieuwe systemen.
Met de nieuwe offertetool heeft Van Slooten het offerteproces volledig geautomatiseerd. Offertes worden nu snel aangemaakt, professioneel verstuurd én digitaal ondertekend. Dat bespaart niet alleen veel tijd, maar zorgt ook voor een betere klantervaring en meer overzicht intern.
De belangrijkste voordelen op een rij:
